„Ich sitze so viel in Meetings, dass ich kaum noch zu meiner eigentlichen Arbeit komme.“
Diesen Satz sagte neulich eine Teilnehmerin in einem Teamcoaching zu mir. Und das Spannende war: Niemand widersprach. Alle nickten.
Ehrlich gesagt musste ich dabei sofort an meine eigene Konzernzeit denken. Ich weiß noch sehr genau, wie ich manchmal kopfschüttelnd aus Meetings herauskam und mich gefragt habe:
Was genau war eigentlich der Sinn dieses Termins?
Es wurde gesprochen, diskutiert, abgestimmt und informiert. Und trotzdem blieb am Ende oft wenig Klarheit zurück. Dafür aber ein voller Kalender, offene Aufgaben und das Gefühl, den ganzen Tag beschäftigt gewesen zu sein, ohne wirklich vorangekommen zu sein.
Dabei sind Meetings grundsätzlich nichts Schlechtes. Gerade heute, wo Zusammenarbeit komplexer geworden ist, brauchen wir Austausch, Abstimmung und gemeinsame Entscheidungen mehr denn je.
Das Problem ist nur: Viele Meetings sind schlecht strukturiert und vor allem unklar.
Warum Meetings heute oft Zeit verschwenden
Die meisten Menschen kennen vermutlich genau diese Situationen:
- Es werden Menschen eingeladen, „damit niemand vergessen wird“
- Unterschiedlichste Themen landen in einem einzigen Termin
- Informationen werden geteilt, die keine Besprechung gebraucht hätten
- Entscheidungen sollen getroffen werden, aber die entscheidende Person fehlt
- Diskussionen drehen Schleifen und verlieren ihren Fokus
Am Ende wurde viel gesprochen, aber wenig geklärt.
Und das kostet. Nicht nur Energie und Fokus, sondern auch enorm viel Arbeitszeit.
Eine vielzitierte Untersuchung von Steven Rogelberg und Otter.ai aus dem Jahr 2022 bezifferte die gebundene Arbeitszeit durch unnötige Meetings auf rund 25.000 US-Dollar pro Mitarbeitendem und Jahr.
Noch schwerer wiegt aus meiner Sicht allerdings etwas anderes:
Der Verlust von Konzentration, Wirksamkeit und mentaler Energie.
Ich sehe in Unternehmen immer wieder Kalender, die aussehen wie Tetris. Termine reihen sich aneinander, Menschen springen von Call zu Call und die eigentliche Arbeit beginnt erst spät am Nachmittag oder abends.
Kein Wunder, dass viele Teams unter Dauerstress stehen.
Die eigentliche Ursache schlechter Meetings
Interessanterweise liegt das Problem oft gar nicht im Meeting selbst.
Das eigentliche Problem beginnt häufig schon davor.
Denn viele Meetings starten, ohne dass wirklich klar ist:
- Warum treffen wir uns überhaupt?
- Was soll danach konkret klarer sein?
- Wer muss wirklich teilnehmen?
- Geht es um Information, Austausch, Beratung oder Entscheidung?
- Welche Vorbereitung braucht es?
- Und was gehört bewusst nicht in diesen Termin?
Fehlt diese Klarheit, werden Meetings schnell zum Ersatz für fehlende Verantwortung, fehlende Entscheidungen oder fehlende Struktur.
Und genau dann entsteht das Gefühl:
„Wir reden die ganze Zeit, kommen aber nicht wirklich weiter.“
Schon vor dem Meeting braucht es Klarheit
Eine einfache Methode, die ich in Teams sehr hilfreich finde, ist die Kennzeichnung des eigentlichen Meeting-Ziels bereits in der Einladung.
Zum Beispiel:
B = Beratung
Es geht darum, Perspektiven, Einschätzungen oder Feedback einzuholen.
I = Information
Es sollen Informationen geteilt werden. Gleichzeitig lohnt sich die ehrliche Frage:
Braucht es dafür wirklich ein Meeting oder würde eine andere Form der Kommunikation reichen?
E = Entscheidung
Es soll eine Entscheidung getroffen werden.
Dann muss vorab klar sein:
- Sind alle relevanten Informationen vorhanden?
- Sitzen die entscheidenden Personen wirklich mit am Tisch?
- Wissen alle Beteiligten, worüber entschieden wird?
Allein diese kleine Unterscheidung verändert die Qualität vieler Meetings enorm.
Denn viele unnötige Schleifen entstehen nicht im Meeting selbst, sondern schon davor.
Warum operative Meetings häufig ausufern
Gerade operative Regelmeetings entwickeln sich oft zu sogenannten „Bauchladen-Meetings“.
Es wird versucht:
- Projekte zu besprechen
- operative Themen zu klären
- Grundsatzdiskussionen zu führen
- Entscheidungen zu treffen
- Informationen zu teilen
- und nebenbei noch ein bisschen Teamgefühl zu erzeugen
Das Ergebnis:
Zu viele Themen, zu wenig Fokus und am Ende selten echte Klarheit.
Deshalb finde ich strukturierte operative Regelmeetings unglaublich hilfreich.
Nicht, weil sie starr sind, sondern weil sie Orientierung schaffen.
So funktioniert ein operatives Regelmeeting
Das sogenannte taktische oder operative Regelmeeting aus dem Buch „On the Way to New Work“ von Swantje Allmers, Christoph Magnussen und Dr. Michael Trautmann hilft Teams dabei, sich schnell und effizient zu synchronisieren, operative Themen zu klären und gleichzeitig fokussiert zu bleiben.
Das Meeting dauert in der Regel etwa eine Stunde und folgt einem klaren Ablauf.
Check-in (ca. 5 Minuten)
Der Check-in hilft dem Team dabei, wirklich im Meeting anzukommen.
Denn oft springen Menschen direkt aus dem vorherigen Termin hinein, sind gedanklich noch woanders oder bringen Stress und offene Themen mit.
Beim Check-in geht es deshalb darum, kurz sichtbar zu machen:
- Wie geht es mir gerade?
- Was beschäftigt mich?
- Was brauche ich, damit dieses Meeting heute sinnvoll wird?
Hilfreiche Fragen können sein:
- „Meine Stimmung heute ist …“
- „Dieses Meeting ist gut, wenn …“
- „Mein Fokus heute liegt auf …“
Wichtig dabei:
Es wird nicht diskutiert oder kommentiert. Jede Person darf kurz teilen oder auch passen.
Das klingt simpel, verändert aber oft die Qualität des Meetings enorm.
Checkliste / To-do-Überblick (ca. 5 Minuten)
Hier geht es um einen schnellen Überblick über Standardaufgaben, Routinen oder Aufgaben mit Deadlines.
Zum Beispiel:
- Wurde das Angebot verschickt?
- Ist die Rechnung raus?
- Wurde die Präsentation fertiggestellt?
- Wurde der Materialversand erledigt?
Die Antworten sind bewusst kurz:
„Ja“, „Nein“ oder „in Arbeit“.
Wenn sich daraus Klärungsbedarf ergibt, wird dieser gesammelt und später bearbeitet.
Das verhindert, dass sich Teams schon nach wenigen Minuten in Nebenschauplätzen verlieren.
Kennzahlen / KPIs (ca. 5 Minuten)
Hier geht es um Transparenz.
Welche Zahlen oder Kennwerte sind für das Team aktuell wichtig?
Zum Beispiel:
- Projektstatus
- Umsatz
- Lieferzeiten
- offene Tickets
- Kundenzufriedenheit
- Krankheitsquote
Der Fokus liegt nicht auf langen Analysen, sondern darauf, schnell sichtbar zu machen:
Wo stehen wir gerade? Wo gibt es Veränderungen? Wo sollten wir genauer hinschauen?
Projekt-Updates (ca. 5–10 Minuten)
Hier werden ausschließlich relevante Veränderungen seit dem letzten Meeting geteilt.
Nicht:
„Ich erzähle nochmal alles.“
Sondern:
- Was ist neu?
- Wo gibt es Risiken?
- Wo braucht es Abstimmung?
- Welche Hindernisse sind aufgetaucht?
Wenn es nichts Neues gibt, braucht es kein Update.
Allein diese Klarheit spart vielen Teams enorm viel Zeit.
Klärungspunkte bearbeiten (ca. 30–40 Minuten)
Jetzt geht es an die Themen, die wirklich Klärung brauchen.
Alle Punkte werden sichtbar gesammelt und nacheinander bearbeitet.
Im Mittelpunkt steht dabei nicht die Endlosdiskussion, sondern die Frage:
Was braucht es, damit wir weiterkommen?
Das können sein:
- Entscheidungen
- Verantwortlichkeiten
- nächste Schritte
- Abstimmungen
- Unterstützung
Wichtig ist:
Am Ende sollte klar sein:
- Wer macht was?
- Bis wann?
- Was bleibt offen?
- Was braucht einen separaten Termin?
Gerade dieser strukturierte Teil verhindert viele unnötige Schleifen.
Check-out (ca. 5 Minuten)
Zum Abschluss reflektiert das Team kurz das Meeting.
Zum Beispiel:
- Was war hilfreich?
- Was war heute nicht gut?
- Was sollten wir beim nächsten Mal anders machen?
- Was nehmen wir mit?
Auch hier gilt:
Keine Diskussionen mehr.
Der Check-out hilft Teams dabei, Meetings bewusst abzuschließen und gleichzeitig die eigene Zusammenarbeit kontinuierlich zu verbessern.
Rollen machen Meetings wirksam
Damit operative Regelmeetings wirklich funktionieren, braucht es klare Rollen.
Moderation
Die moderierende Person führt durch den Ablauf und achtet darauf, dass das Team beim eigentlichen Thema bleibt.
Sie behält den Prozess im Blick:
- Drehen wir gerade Schleifen?
- Vermischen wir unterschiedliche Themen?
- Ist klar, worüber entschieden werden soll?
- Haben wir konkrete nächste Schritte?
Gerade bei operativen Meetings macht eine gute Moderation einen enormen Unterschied.
Schriftführung / Dokumentation
Außerdem braucht es jemanden, der Vereinbarungen und nächste Schritte festhält.
Zum Beispiel:
- Wer macht was?
- Bis wann?
- Welche Entscheidungen wurden getroffen?
- Welche Punkte bleiben offen?
Denn eines der größten Probleme vieler Meetings ist nicht das Gespräch selbst, sondern dass Ergebnisse danach verpuffen.
Hilfreich ist dabei ein gemeinsames digitales System, auf das alle Zugriff haben.
Wichtig:
Die Rollen dürfen wechseln. Ich empfehle allerdings, Moderation und Dokumentation zu trennen, damit der Fokus erhalten bleibt.
Was gute Meetingkultur wirklich bedeutet
Was ich an diesem Format besonders mag: Es bringt Struktur hinein, ohne starr zu wirken.
Es schafft Klarheit darüber,
- worum es geht,
- wer wofür verantwortlich ist,
- und was tatsächlich geklärt werden soll.
Und ja, vielen Teams kommt das am Anfang ungewohnt vor. Vor allem, weil plötzlich weniger geredet wird.
Aber genau darin liegt oft die Qualität. Denn Meetings sollten Menschen helfen, gemeinsam wirksam zu arbeiten und nicht verhindern, dass genau das passiert.
Genau an diesen Themen arbeite ich mit Führungskräften und Teams:
Klarheit schaffen, Verantwortung stärken und Zusammenarbeit so gestalten, dass Menschen wirklich wirksam arbeiten können.
Zum Schluss eine Einladung für dich zur Reflexion:
Wie erlebst du die aktuelle Meetingkultur in deinem Arbeitsalltag?
Und was macht für dich ein wirklich gutes Meeting aus?
MEETINGKULTUR STATT MEETINGFRUST
Viele Teams haben das Gefühl, sie bräuchten mehr Abstimmung, wenn Zusammenarbeit zäh wird. Oft ist es aber genau andersherum.
Nicht zu wenig Austausch ist das Problem, sondern Meetings, denen Klarheit, Struktur und echte Entscheidungskraft fehlen.
Wenn du das in deinem Team verändern möchtest und Zusammenarbeit fokussierter, klarer und wirksamer gestalten willst, dann lass uns gerne ins Gespräch gehen.
